Доступ до різноманітних тематичних сервісів інформаційно-комунікаційної системи «ПОЛІДАР» (далі – Система) здійснюється через один з її функціоналів - спеціалізований інтерактивний сайт, який будь-яка архівна установа області має можливість безкоштовно отримати у компанії «Старлайн телеком» (на даний час більшість архівів в районах області скористалась такою можливістю). Всі сайти Системи об’єднані за допомогою даного технологічного сайту «Платформа прикладних інформаційних технологій», який виконує функцію порталу, в «Електронну Мережу архівів Київщини» (далі – Мережа).

Офіційний сайт Державного архіву Київської області (далі – ДАКО) створювавсь окремо і не є складовою частиною Системи, через що технічно не може бути задіяним у структурі Мережі. Тому, для того щоб співробітники ДАКО могли користуватись функціоналами Системи (точніше, окремими інструментами деяких функціоналів), здійснюється це також за допомогою сайту «Платформа прикладних інформаційних технологій», який забезпечує доступ до наступних функціоналів Системи: спеціалізованих інструментів засобу комунікації «Network Correspondence» (Листування в Мережі), системи електронного документообігу «Polidar SED» (модифікованої для потреб архівістів версії СЕД – «Polidar Arch») та комплексу для створення електронних довідників «Polidar Directory».

Доступ до інструментів вищевказаних функціоналів Системи, які призначені для забезпечення професійної діяльності архівістів – регламентований (поряд з відповідною кнопкою присутній значок ключика), тому користування ними можливе лише після введення пароля.

До тих інформаційних об’єктів (автономних розділів, веб-сторінок, сайтів), які створені структурними підрозділами ДАКО за допомогою Системи і які функціонують поза межами офіційного сайту, формуючи загальноінформаційні та довідкові дані – доступ не регламентований і відкритий широкому загалу (поряд з відповідною кнопкою відсутній значок ключика).

«Network Correspondence» (Листування в Мережі) – інструмент Системи, який забезпечує обмін інформацією в Мережі (листування, пересилання файлів), повідомляючи при цьому адресата про надходження йому кореспонденції звуковим сигналом. Інструмент доступний всім відділам ДАКО.

«Polidar Arch» – система електронного документоведення (СЕД), яка модифікована для потреб архівістів. Нижчеперераховані інструменти СЕД доступні з 2014 р. відділу використання інформації документів і активно використовуються:

1. Електронні журнали: «Журнал реєстрації письмових запитів», «Журнал реєстрації консультацій: на особистому прийомі, по телефону, електронною поштою або по зворотньому зв'язку», «Журнал вхідної кореспонденції», «Журнал вихідної кореспонденції» - для ведення реєстраційних записів, наповнення даними пошукової системи та автоматичного збирання статистичних даних;
2. Віртуальний діловий щоденник (блог) – для фіксування результатів поточної діяльності співробітників відділу;
3. Електронний план-звіт (з додатками) – для автоматизації розрахунків при формуванні звітів;

«Polidar Directory» – комплекс спеціалізованих інструментів для створення електронних довідників:

1. Фондовий довідник - електронний покажчик місця знаходження фондів архіву для зручності роботи архівістів та оперативного обслуговування користувачів архіву (інструмент з 2014 р. доступний відділу використання інформації документів і активно використовується).
2. Електронний каталог - для введення даних з паперових каталожних карток, створення та обслуговування електронного каталогу, автоматичного наповнення даними форм для друкування нових паперових каталожних карток;
3. Електронні описи фондів - для введення даних з паперових описів фондів до пошукової системи та створення електронних описів фондів;
4. Фонди - електронний список фондів, які зберігає архівна установа, дані котрого є системоутворюючим елементом в спеціалізованому інструменті Електронний каталог (список своїми даними забезпечує автоматичне внесення назв фондів при формуванні та друкуванні каталожних карток);
5. Статистика - електронний концентратор основних статистичних даних про архівну установу (їх наявність дає можливість Системі формувати динамічні звіти на тематичні запити в реальному часі).

З повним переліком функціоналів та інструментів інформаційно-комунікаційної системи "ПОЛІДАР" можна ознайомитись за даним посиланням: завантажити

Інструменти: Електронні описи фондів, Електронний каталог, Фонди та Статистика, ще з 2012 р. доступні відділу обліку та довідкового апарату (нинішня його назва - відділ довідкового апарату, обліку документів та інформаційних технологій), проте не використовуються – через безініціативність начальника відділу та байдуже ставлення керівництва архіву до впровадження інформаційних технологій.